（安徽省白湖监狱管理分局 刘同应）
分局是全国较大的监狱农场之一，建设五十多年来面貌日新月异，建设投资逐年递增，尤其是改革开放以后，分局经济形势的好转，国家对监狱的政策扶持，工程建设项目较多，民警职工生活用房、办公用房、农田水利等工程项目的兴建，给监狱经济工作上一个新台阶打下坚实的基础，为了全面及时准确地保存下分局的建设发展史，总结监狱建设的经验和做法，为分局的长远发展和建设服务，规范搜集和整理工程档案，科学合理利用工程档案尤为重要。
一、规范工程档案管理
由于建场时间较早，建设初期条件落后，设施简陋，机构变化频繁，建设项目多，工程项目的资料无统一的保管和整理，且无正规的工程档案资料室和管理人员，经过几十年的建设发展，建设规模越来越大，工程科技资料越来越多。为了充分发挥工程建设档案的优势，为监狱经济工作服务，分局从2003年开始积极筹建工程科技档案资料，为实现工程科技档案的规范化管理而努力。工程建设是一项复杂的过程，其特点：一是投资规模大；二是建设周期长；三是关系到人民生命财产的安全；四是不可预见性大。根据建设工程的这些特点，建筑工程的竣工验收等相关资料的归档，就显得十分重要，档案充分体现建设工程的服务、独立、公正、科学的性质，遵循守法、诚信、公正、科学的准则，全面系统、完整真实地反映各有关参与工程建设的工作过程及成果，是作为工程建设过程的见证资料，参建各方之间解决纠纷的重要依据，评定工程质量、合理结算工程价款，组织工程验收必备的资料。档案管理就是对工程建设过程中的所有环节和程序资料进行监督和管理，达到管理部门对工程进行控制，有效发挥工程的使用价值。
工程科技档案就是对工程项目从开工到竣工及使用过程中所有的宝贵经验进行总结，整理归档，为日后工程正常地发挥其经济效益和社会效益服务。工程科技档案都有一定的保密性，为了保证安全，这些工程科技档案资料无疑是一个十分重要的信息，务必加强对这些资料的管理，保证不外传，不给不应该了解和掌握的单位和人员知道，保证其机密性，我们在这方面采取了相应的措施，实行验证查看登记手续，需说明查看内容和用途，且经过分管领导审批，对一些关键性的资料一律不外借和传阅。
二、科学合理利用工程科技档案
工程科技档案资料主要包括：工程建设可行性研究报告、建设项目建议书、项目规划许可证、工程勘察设计施工监理等合同书及相应的资质证书，施工图纸设计文件、图纸审查书，工程施工资料及竣工验收资料等。它在监狱建设发展中起着重要的作用。
㈠是工程建设工作向规范化发展的需要
工程建设是一项比较复杂且特殊的经济活动，其科技档案与其它档案相比较，有着明显的区别和差异，这是由工程建设档案的性质所决定的，建设部门应严格按高智能，高知识密集型组成，还有一套科学的管理制度，运用先进的理论和方法积累足够的技术经济资料和数据，形成完整的方案和工程科技档案，为整个工程使用单位和建设单位提供真实可靠的信息，这样才能保证工程建设在日常的工作中能够有序规范的开展工作，使整个工程建设能够有机的运转，保证在使用过程中管理力度大、措施强、控制目标明确，所以，加强工程档案管理，统一标准，是工程科技档案工作走向正规化、规范化、标准化的需要。
㈡是提高工程建设工作质量的重要手段
工程建设工作中经常不断地遇到问题和发现问题，还要不断地进行规划执行和检查，要做好这些工作都离不开工程档案中相应的资料和数据，工程档案中的数据和资料是建设日常工作中信息的重要来源。在建设过程中，我们在每个项目建设可行性报告前，都调阅大量过去相关工程项目的档案资料，进行分析和研究，从选址上、设计方案上以及工程造价等方面进行综合分析，然后根据各单位的实际情况，提出经济上合理、设计上实用的方案，为新建项目节省投资，减少浪费，少走弯路。
㈢积累经验为技术咨询和决策服务
工程档案记载了工程建设的全过程、实施效果、控制手段和措施，不仅为日后工程积累了宝贵的经验，也为类似工程提供了服务，为规划建设提供了准确可靠的资料和数据。改变基本建设几十年来只有工作教训，难以积累经验，总是在较低的管理水平上徘徊的局面，所以要为生产工作提供项目决策的信息，经济数据，为新建项目进行技术分析和可行性研究论证，为投资决策提供依据，达到内外结合，内业服务于外业，使工程建设行业逐步的完善，并和国家有关法律法规相适应做出贡献。另外分局是一个农业单位，以农业种养为主，种养离不开水，为了保证水流的通畅，我们利用工程档案资料对每年冬季提出清淤建桥建涵的合理化建议，为能够准确地疏通内圩渠道做了大量细致的数据分析，从理论上保证了清淤工程的正常实施，为经济工作提供了有利的条件。
以上这些无不是工程科技档案在监狱经济建设中发挥着的重要作用，为分局建设创造了良好的条件，工程档案管理在省监狱局第四届科技成果评比中获四等奖。随着科技化的进步，分局建设步伐的加快，档案管理手段更加科学和先进，工程档案将会发挥着更大的作用，不仅要为监狱创造社会效益，同时要为分局经济工作提供强有力的支持。