一、减刑建议书在执法活动中的地位和作用
在监狱工作中，根据法律有关规定，需要对那些确有悔改或者立功表现的罪犯予以减刑，减刑必须制作《提请减刑建议书》，经过人民法院裁定之后才能生效，人民法院裁定意见的直接依据是监狱的减刑意见书，从这个程序上看，一份减刑建议书列举的事实真实与否、格式是否规范、文字水平高低等，都会对人民法院的裁定意见产生直接影响，关系到能否准确执行法律、体现宽严相济刑事司法政策，对于一名罪犯如果因为《减刑建议书》的材料不合格而影响了对他的减刑，那么，就会对他的改造情绪产生不利的影响，由此可见，一纸文书，笔力千钧。作为起草和审查《提请减刑建议书》的管教工作者，必须以严肃、认真、负责的态度来对待，决不可掉以轻心。
二、制作减刑建议书的重点和难点
笔者认为，制作减刑建议书的重点和难点是建议减刑的事实依据的记述，它是人民法院作出减刑裁定的前提和依据。事实依据有三项内容，具体事实、事实分析和事实结论。在提请减刑建议书，则是将“事实结论”放在最前面，使文书的阅文者对文书的主要论点一目了然。事实结论，是对罪犯服刑改造表现进行定性分析，要根据具体情况，分别填写“悔改”“立功”“重大立功”或者“悔改并立功”等（对死刑缓期二年执行的罪犯，则要用“没有故意犯罪”或者“有重大立功”作为事实结论），表述为：“该犯在近期确有ｘｘ表现”。虽然只有一句话，却是提请减刑意见的核心见解，是构成文书主旨的重要内容，在全篇文书中处于统领地位。因此，制作时，区分不同情况准确阐述。在写出事实结论后，用“具体事实如下”导入对罪犯具有减刑法定条件具体表现的叙述。具体事实是用来证明事实结论的，因此，叙述要紧紧围绕着事实结论进行。那么，如何叙述具体事实？
对认定确有悔改表现的，可分为四个部分横向展开。第一，认罪悔改表现。主要体现在罪犯对刑事判决、裁定内容的认可和对其效力的服从等方面。此部分要如实叙述罪犯对于判决所认定的犯罪事实是否认为确实存在，对于判决确定的罪名和量刑是否认可，可采用罪犯对所犯罪与刑认识前后变化来写，也可以引用罪犯的思想汇报等材料中的核心内容。对于提出刑事申诉的罪犯，要如实说明其申诉的理由，并着重介绍罪犯对判决效力的服从和对其服刑罪犯身份的认同情况。第二，认真遵守法律及监规，接受教育改造表现，此部分内容可以从罪犯是否有违纪的角度介绍，也可以记述罪犯因严格遵守监规、接受教育改造而受到奖励和表彰的情况。第三，积极参加思想、文化、职业技术教育的表现。此部分内容可用参加课程学习的到课率、成绩排名来印证，也可用个人学习成绩的前后变化以及心得体会来左证。第四积极参加劳动，努力完成劳动任务的表现。这部分内容可从劳动态度、劳动绩效、劳动习惯养成、劳动技能提升等方面入手，用考核积分等材料说明。
对认定有立功或重大立功表现的，可用时间顺序法，介绍立功和重大立功具体事实的经过及结果，写清罪犯有利于国家和社会的突出事迹或对国家和社会的重大贡献。叙述时一定要按照法律规定的立功或者重大立功情形来组织材料，切忌把罪犯获得监狱“记功”奖励的一般性积极行为当成减刑条件中立功或重大立功表现。
三、制作减刑建议书的要求
在具体事实叙述结束，可用“综上所述”转入对具体事实作出综合性分析和评价，这一部分由具体事实到达事实结论的桥梁，是建议减刑的理由，其基本写法是由事而理、由理而断，要求高度概括、语言精炼。因此，在叙述具体事实时应该注意如下几个方面：
（一）事实叙述做到言必有据，切忌事实依据不足，笼统叙述。准确地讲，提请减刑建议书是意见性表达，本身不具有证据的性质和功效。文书所叙述的罪犯积极表现的事实，必须建立在查证属实的具体证据材料的基础上，要重证据，重调查研究，实事求是，既不能轻信罪犯的汇报材料，也不凭借道听途说得来的材料，更不能以主观印象去凭空杜撰。同时，还应该对事实的提法、评价尽可能做到准确，力求做到叙述事实准确，运用数字准确，不能写进没有证据材料支撑的“事实”。最后，要求以简洁、精炼的文字从时间、地点、原因、结果等几个要素方面把事实交代清楚。
在实践中，我们常常看到有的管教员在《提请减刑建议书》中写到：“该犯投入改造以来，态度一直很端正，能积极参加思想、文化、技术教育，遵纪守法，服从管教，并能大胆检举揭发他犯违纪行为，维护监内正常改造秩序。在劳动中，不怕苦、不怕累，从无消极情绪，每月都想方设法完成监区下达的劳动任务。据统计，每月都超额完成劳动任务20%以上，同时，还干份外的活，为国家节约不少资金。……建议减刑二年。”
这份减刑建议书，看起来似乎面面俱到，实际上空空洞洞，“遵纪守法，服从管教”具体表现在什么地方？完成什么劳动生产任务？如何完成？主动干些什么份外的活？干了多少次？为国家节约多少资金？这些表现中一概看不出，写在张三身上的，可以放在李四身上，还可以放在王五身上。这种事实不具体，理由不充分的建议书，法院凭什么给他减刑？
（二）切忌以行政奖励代替具体事实。在减刑建议书中罪犯的悔改表现或者立功表现具体事实的撰写，往往有这样一种现象，即只罗列行政奖励，如列举罪犯某年某月某日受到表扬、记功，受到物质奖励，某年评为监狱表扬、劳动能手、监狱改造积极分子等，以此来代替具体事实，实际上罪犯所受的行政奖励是根据罪犯计分考核相关规定，由监狱自行掌握的，而对罪犯的减刑是根据《刑法》第七十八条第一款、《监狱法》第三十条、《刑事诉讼法》第二百六十二条第一款的规定，刑罚执行机关仅提出建议。二者的法律依据不同，处理程序不同，所以不能靠罗列行政奖励来代替事实材料的叙述，行政奖励只能作为一定参考，还必须要有充分的事实材料作为对罪犯减刑的理由。
（三）注意展现个性，切忌千人一面。作为引导和激励罪犯积极改造的重要措施，减刑的适用在司法实践中备受重视，适用量也稳步上升，因此提请减刑建议书的制作工作量越来越大。为了减缓制作的压力、提高制作效率，各监区基本上利用模板来制作提请减刑建议书。这一做法本身无可厚非，但也要注意一个问题，那就是管教员往往使用简单的复制、粘帖来处理提请减刑建议书的一些主要内容，甚至出现除了人名和基本情况外，其他项目基本雷同的现象。罪犯的服刑改造表现因人而异，提请减刑建议书要把重点放在揭示罪犯具体表现上，用典型的材料、合理的结构和准确的语言，写出既符合统一规范又充分显示个性的文书。
（四）注意法律条文援引清楚。除叙述罪犯确有悔改或立功表现的具体事实外，还应援引清楚的法律条文。值得注意的是，结论要同事实相一致，引用《刑事诉讼法》第二百六十二第二款是提请减刑建议书的法律依据，但主要是案件的管辖和处理程序问题，仅此还不够完全，还应援引《监狱法》第二十九条中关于衡量罪犯改造表现符合减刑的具体规定。在叙述清楚罪犯改造表现的具体事实后，应加上类似下面的话，如“综上所述，该犯认罪悔罪，遵守监规，……确有悔改表现”。这样有了充分的具体事实依据，又有相应的法律条文，建议书的主要内容才算撰写完备。