为进一步强化监狱狱政管理、狱内侦查岗位民警的个人“基本功”，夯实工作基础，提升工作效能，依据兵团监狱管理局、第六师监狱管理局要求在全系统狱政管理、狱内侦查部门开展基础业务建设年活动。现依据《新湖监狱狱政、狱侦部门开展基础业务建设年活动实施方案》，按照活动启动年的重点内容及活动量化考核表，对档案柜配置、监管改造信息管理系统（汇冠）信息录入、服刑人员正档资料收集、整理、归档和基础信息数据的采录、上报等方面进行工作开展。
一、严格档案柜管理，保证档案安全保存。服刑人员档案须妥善保管，按照服刑人员“档案号”排列在档案柜中，柜上粘贴档案排列序号，制定档案索引，以便档案使用。做好档案防火、防潮。防尘等工作，严格保管档案柜钥匙，谨防丢失，保证档案的安全保存。服刑人员释放或假释后，及时进行正副档合并、整理，宁及时上交办公室档案室长期保存。
二、系统数据检查，确定信息准确无误。根据系统个别数据不准确，利用“监管系统数据检查工具”，对监管改造信息管理系统（汇冠）信息进行检查，按照逐个问题进行修改，确保数据准确无误。以便每月统计报表准确，向上级部门提供直观、准确和快速的服务。
三、再次检查档案，确保材料齐全完整。1、年初对正卷里裁定书、起诉书、执行通知书等材料130个问题为复印件、缺失情况进行统计并向原审判、起诉等机关进行发函，以便材料收集整理，现还存在35个材料未反馈。对正卷里法定文书，“三书一表”、入监登记表等材料是否为原件，是否完备，各类文书的内容与系统录入是否相符进行检查，尤其对刑罚执行材料，进行反复核查，杜绝产生失误。对缺失的材料重新进行收集。2、重新将正卷里材料按照“正卷目录”顺序排列，统一编排页码，编码一律用阿拉伯数字，逐页工整书写。
罪犯档案管理工作须进一步深入，必须高度重视，下大力气，通过开展基础业务建设年活动来夯实规范档案管理工作。
狱政科：张秀秀