近期，钦州监狱采取多项措施开展罪犯电子档案建立工作。通过此次电子建档工作进一步推进刑罚执行网上协同办案平台建设，加快实现减刑、假释、暂予监外执行工作网上协同办案。
一、领导重视，成立工作领导小组。根据区监狱管理局工作部署，从2015年7月开始，全区八个试点单位上报的减刑假释案件材料应逐步使用刑罚执行网上协同办案平台软件应用成果。而建立罪犯电子档案，是刑罚执行网上协同办案平台进入实质应用、实现网上办案的重要和必要环节。为此，监狱领导非常重视，根据监狱实际，决定采取自买设备、自行扫描的电子档案建立方式，及时制定实施方案，成立罪犯电子档案建立工作领导小组，负责组织、领导开展罪犯电子档案建立工作。
二、加大投入，配齐配全相关设备。建立电子档案，需要将在押罪犯二级档案的全部纸质资料通过扫描设备扫描生成电子文件并导入刑罚执行网上协同办案平台系统。电子档案建立工作需要使用扫描仪、电脑、裁纸刀等设备，为此监狱及时投入了约20万元购买了8台高性价比的扫描设备，还从监狱内部调配了8台全新电脑，配置给各监区用于罪犯档案扫描工作。
三、落实责任，分解任务细化到人。罪犯电子档案建立工作，时间紧、任务重，能否保质保量如期完成，直接影响到刑罚执行网上协同办案平台建设工作的推进。为此，监狱决定采取由组织干部科负责警力安排、信息化管理科负责硬件支持、刑罚执行科负责业务指导、各监区具体实施的工作方法。指定相关部门的责任领导、责任人和工作内容，规定各监区完成档案扫描的日期，并根据各监区实有档案数量，把扫描任务分解到每一天。
四、开展培训，熟悉掌握操作技术。电子档案建立工作，在我监狱尚属首次，无经验可借鉴，且不同应用软件的建立要求不一样，不同品牌扫描设备的操作使用不相同。“磨刀不误砍柴工”,如何使操作人员熟练、高效使用软硬件扫描并生成满足系统要求的电子档案，培训是关键。2015年6月，监狱邀请了北京国科科技公司的技术员对各监区负责建立电子档案的警察开展技术培训，通过培训使相关警察熟练掌握了档案分类、命名规则、扫描设置、扫描操作等知识和技术。监狱业务部门还根据工作实际编写了扫描设置、扫描操作的详尽说明书。
五、加强考核，确保工作如期完成。罪犯电子档案建立成功与否、质量高低，直接影响刑罚执行网上协同办案平台的推进和刑罚执行的准确性。监狱把网上协同办案平台建设工作列入单位绩效考核内容，对不能保质保量如期完成罪犯档案扫描、校对和导入工作的单位和个人，对责任领导和责任人进行问责。
（钦州监狱 李杜伟）