为进一步提高罪犯纸质档案使用效率，不断适应新形势下罪犯档案管理要求，广西区柳城监狱九监区近期组织专门人员，对监区在押罪犯档案进行了全面的检查和整理，并按照刑罚执行科的要求，对罪犯档案进行了适用新旧法律方面与三类罪犯方面标识。在这个过程中，柳城监狱九监区摸索出自己的新招数。
第一招 规范编排，查缺补漏
每一次罪犯减刑后，需要归档的相关法律文书与其他材料比较多，罪犯档案容易出现“归档无序”的问题，加上一些罪犯调动，上一个监区有时没有及时归档，存在材料不齐的现象。为此监狱九监区首先列出在押罪犯的名单，并按姓氏做好排序，以此作为档案存放排序依据。排完序后，再对每个档案进行检查，严格按照“档案材料目录”对档案内的材料进行有序规范地叠放并使用专门的铁夹子对叠放好材料进行固定。在整理过程中，发现档案缺失或者档案内材料缺失的情况，及时做记录并安排管教员进行补漏工作，保证档案的完整性。
第二招 以新换旧，力求美观
一些档案由于使用时间较长，档案袋存在一定的磨损，又因监狱统一使用铁夹子对档案内材料进行固定后，档案袋边缘常常会被刺破，如不及时修复或者替换，容易造成档案内材料的丢失。为此九监区对每个档案袋的破损程度进行科学评估，对破损程度低的进行修复，破损程度高的进行更换。在此基础上，九监区对档案内材料铁夹子固定的位置进行了调整，由原来固定在档案材料右边调整为固定在档案材料的上端中点位置，这样就能较好的解决铁夹子刺破档案袋的问题，同时也便于档案材料的取拿与档案的摆放，看上去也更加整齐美观。
第三招 色彩标识，勇于创新
柳城监狱九监区非常重视对档案进行了适用新旧法律方面与三类罪犯方面标识工作，组织专门人员翻阅档案查找罪犯犯罪时间，不只是区分“刑八”前后，还力求将犯罪时间精确到日罗列出来，与此同时大家集思广益对两种标识进行了精心的设计。适用新旧法律标识方面，九监区采用“2 +1”排版模式，即上下两行内容加上一个合并单元格，上行内容为罪犯编号、姓名，下行内容为罪犯的犯罪时间，两行后面的合并单元格标明“新”或者“旧”，为便于识别，九监区将标明“新”的单元格采用浅蓝色填充色，“旧”的则用浅黄色填充色，该标识打印后成矩形，粘贴于档案正面中下部。三类罪犯的标识主要采用醒目的红色字体标明三类罪犯属性以及具体类别，并另起一行标注了该犯捕前的职务或者履历，贴于档案左上角。两种标识上下呼应，让人一目了然，使用起来更加便利。