为全面推进监狱各项工作的精细化管理，进一步加强档案管理、收集工作，有效保护和利用档案，包头监狱采取有效措施，进一步规范档案管理，使档案工作更好地为监狱发展服务。
一是加强组织管理，夯实基础工作。配齐专职档案员，设立兼职档案员，明确兼职档案员岗位职责，全监狱专兼职档案人员达30余人。档案管理做到“月清季归年移交”，兼职档案员于每年3月份前按规定将档案进行整理、归档并移交到监狱综合档案室。
二是加强教育培训，提高业务能力。利用局域网、宣传栏等形式，宣传档案工作对监狱工作的重要意义，提高民警对档案管理工作的认识；组织档案人员学习档案法律、法规及档案管理相关文件精神，统筹安排档案人员赴先进单位参观学习，探索档案工作的新思路、新办法，进一步提高档案人员的业务水平。
三是增加硬件投入，加强基础设施。坚持把档案管理硬件设施建设摆在突出位置，增加对档案工作的经费投入，配齐电脑、高拍仪，定期检修更换去湿设备、环境监测器等相关设备，努力改善档案保管环境和物质条件。规范文书、财务、基建、人事、狱政档案室，完善综合档案室，做到办公、阅档、库房三分开。
四是完善制度建设，提高管理水平。进一步建立和完善《归档文件整理规则》、《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》、《档案人员岗位责任制》、《档案保密制度》等系列制度；建立健全卷宗、档案交接登记本、销毁登记本、资料查询登记本等台帐。
五是突出超前谋划，提升服务水平。根据全区监狱系统精细化管理的要求，统筹档案分类归档工作，逐步推动档案信息化建设，加强电子文件的备份、储存、归档和电子档案的管理工作，为创建数字档案室、提高信息化应用水平做好准备。