根据自治区监狱管理局《关于开展2017年度档案工作检查的通知》〔桂狱办(2017)45号〕的安排和具体要求，此次档案工作检查组成员从基层各监狱单位抽1名专职档案员组成四个检查组，采用自检自查，集中检查和实地抽查的方式，分赴各监狱开展2017年度档案工作检查。
11月13日下午三点，自治区监狱管理局第二档案检查工作组到宜州监狱开展2017年度全区监狱系统档案工作检查。由区监狱局办公室李文俊副主任，区监狱局主任科员、专职档案员雷凯荔科长以及贵港监狱、黎塘监狱、西江监狱、梧州监狱专职档案员等6人组成的第二检查组，对宜州监狱档案业务工作进行了细致的检查和指导。此次档案检查的内容分档案基础工作和档案实体检查，重点检查全宗卷的立卷情况，采用听汇报、查台账、看现场、谈话了解等方式对我监狱的档案工作开展情况进行了检查了解。通过近三个小时的实地检查、沟通交流和现场指导，检查组对宜州监狱的档案基础工作给予了肯定的评价。
一是简要汇报，直奔主题。按照区局要求，宜州监狱精简程序、缩短开会汇报时间，直奔主题。仅用不到20分种的时间召开一个简短汇报会，向检查组简要汇报我监狱档案自检自查情况。监狱分管领导，办公室领导和专职档案员小范围的人员参加了会议。
二是实体检查，现场指导。检查组成员严格按照《2017年全区监狱系统档案工作检查记分表》逐条逐项进行检查。一一对“组织领导、档案室用房、档案设备设施、档案业务工作、档案管理工作、档案室定级、各门类档案实体等基础工作台账，进行了认真细致的检查，逐条核验，逐条过关，重点检查全宗卷的立卷情况，对全宗卷包括的“八大类”：全宗介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类等内容进行细致严格的检查，对检查出的问题，当场指出，并对一些具体做法进行了面对面的沟通交流和现场指导，对一些应注意的细节提出了合法化的建议，这样做，对提高档案业务水平起到了很好的促进作用。
三是实地抽查，指出不足。实体检查后，检查组一行又进入到档案库房，实地抽查了我监狱文书、会计、基建、实物等档案归档、管理情况。然后又查看了档案员办公室、阅览室和档案整理室的环境及“四室”分开情况，检查gd2000档案管理系统的档案录入情况、数据备份情况。对发现的问题和不足，现场指出，针对部分不足的地方，应注意的细节提出了针对性的意见和建议，传授了宝贵的经验和做法，使档案检查取得了现场教、现场学、现场会的实实在在效果。
四是交叉检查，取长补短。此次档案年度检查，监狱管理局统筹兼顾，在不影响本单位档案业务工作的前提下，错开检查时间，由各监狱专职档案员组织的检查组，分批次开展交叉检查。通过交叉检查和实地查看，给各单位专职档案员提供了学习交流的机会，学到了东西，找到了差距和努力的方向，取长补短，进一步提高档案管理水平。
这次全区性的年度档案工作实地交叉检查，取得了很好的效果，使各监狱在检查中相互学习工作中的好方法、好经验、好做法，发现工作中的问题，进行互学互帮互促进，既达到检查目的，又增强交流和探讨，有效促进各监狱档案规范化管理工作的落实。